A emissão de documentos pela secretaria escolar pode estar vinculada à função de encaminhar documentação solicitada pela mantenedora, atendendo às demandas administrativas da instituição.

As chamadas convocações têm caráter facultativo para o público a que se destinam, pois promovem encontros ou reuniões de teor informativo.

Documentos de origem institucional podem possuir caráter comprobatório, como ocorre com os históricos escolares, que registram informações relativas à trajetória acadêmica do estudante.

Os ofícios utilizados pela secretaria escolar podem apresentar finalidade informativa, solicitante ou de encaminhamento, conforme o objetivo e o conteúdo da comunicação administrativa.